科技查新是一项十分严谨的、以文献检索和情报调研相结合的科技情报研究工作。为保证科技查新工作的科学性、客观性、公正性和准确性，维护查新有关各方的合法权益，请委托单位严格按照以下程序向本查新工作站提交查新委托：
1、领取"科技查新合同"
（1）委托者可从本页下载，也可直接到东北师范大学图书馆参考咨询部领取
（2）根据《科技查新机构管理办法》和有关规定，查新委托人自我判断待查表项目是否属于查新范围。
（3）向查新机构提交处理查新事务时所必需的科学技术资料和有关材料。
2、填写"科技查新合同"
（1）查新合同应由课题负责人或掌握课题全面情况的研究人员填写，合同签字应当使用钢笔或者碳素笔。然后加盖委托者所属单位公章。
（2）查新项目名称: 应与立项书或鉴定书上的项目名称一致。
（3）查新目的: 可分为立项查新、成果查新等。立项查新包括申报各级、各类科技计划，科研课题开始前的资料收集等；成果查新包括为开展成果鉴定、申报奖励等。
（4）查新点与查新要求 : 查新点是指需要查证的内容要点。 查新要求是指查新委托人对查新提出的具体愿望。一般分为国内查新、国内外查新、国内外专利查新。
（5）查新项目的科学技术要点 : 填写研究课题的概要，重点表述主要技术特征、参数、指标、发明点、创新点、技术进步点等。
（6）关键词: 关键词（含规范词、同义词、缩写词、相关词）应从查新项目的科学技术要点中抽出，同时应属于查新项目所属专业的文献常用词汇。化学物质除提供化学名称外，应尽可能提供其商品名、俗称、分子式、结构式及CA登记号。
（7）查新委托人提供的资料目录 : 与查新项目密切相关的国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料、该项目成员在国内外已发表的相关文献（应当尽可能注明文献的著者、题目、刊名、年、卷、期、页）等，以供查新机构在处理查新事务中参考(本查新站妥善保管，结题后归还)。
（8）保密责任 : 应当包括当事人对技术内容和资料保守秘密的内容、期限和泄露科学技术秘密应当承担的责任，双方可以约定。不论本合同是否变更、解除、终止，本条款均有效。
（9）本合同中，凡是双方约定无需填写的条款，在该条款填写的空白处划（/）表示。
3、正式办理查新委托手续
(1) 由委托查新课题负责人或掌握课题全面情况的研究人员来东北师范大学图书馆参考咨询部正式办理查新委托手续。
(2) 来时请携带已填好的"科技查新合同"，同时立项查新者需携带项目申请表中的研究内容部分，成果查新者需携带项目研制报告。（查新过程中如需其他材料，再另行通知，本查新站会妥善保管上述材料，并负责保密，结题后归还。）
(3) 与查新受理人交谈，介绍委托课题研究内容，并就查新要求、查新报告提交时间、查新范围、查新收费等达成共识。
4、签订查新合同
查新合同采用书面形式,合同须双方签字(盖章)方为有效。
注：为更及时有效地完成科技项目的查新报告，敬请查新委托人协助配合以下工作：
1.查新委托人应是查新项目的负责人或项目的主要成员。
2.查新委托人须如实填写科技查新合同，并确保字迹清晰。
3.请查新委托人据实、完整、准确地向查新机构提供如下查新所需资料：
科研立项查新须提交：立项申请书、立项研究报告等
成果鉴定查新须提交：项目研制报告、技术报告等
申报奖励查新须提交：奖项申报书及有关报奖材料
（本查新中心保证对上述资料妥善保管并负责保密，结题后归还。）
4.查新委托人提供的关键词应是其研究领域内文献的常用语、一般性术语。
5.在查新过程中，查新人员就查新项目提出不明事宜时，请查新委托人给予积极的解答与及时的沟通，以确保查新工作的顺利进行。
6.查新委托项目的内容一经确定后，不得随意更改；若更改项目的主要内容、技术性能指标或增加创新点，则按新项目重新计费，委托时间从修改之日起计算。
7.查新委托书或查新委托合同签订后，需预付查新费用200元。
8.查新委托人若需提前获取查新报告，需同查新人员提前协商并约定好，可按加急处理，同时要按时取走报告。
9.查新报告一般提供一份正本，用户要求多份时，应事先说明，并付工本费每份10元，报告若要传真或特快专递，费用另计。
10.查新项目已接受委托，且已完成检索工作时，若委托人提出取消查新，则需支付一半查新费作为检索费用；若此时查新报告已完成，委托人则需支付全部费用。